وظيفة مُساعد إداري شاغرة في هيئة تطوير بوابة الدرعية

مُسمى الوظيفي:

– مُساعد إداري.

وصف الوظيفة:

– تنفيذ مجموعة من أنشطة السكرتارية بما في ذلك التعامل مع المراسلات وإدارة العلاقات وتنظيم الاجتماعات والفعاليات وإعداد التقارير.

المهام والمسؤوليات:

-إجراء الأنشطة اليومية الضرورية مع الحد الأدنى من الإشراف لضمان استمرارية العمل.

-تقديم الدعم في إجراء الخدمات السكرتارية والحفاظ على سرية المعلومات المتعلقة بالمكتب.

-استلام المراسلات والبريد والمعاملات الواردة والصادرة وتنظيمها وتسجيلها في النظام.

-المساعدة في تطوير التقارير والمذكرات والرسائل والخطابات بناءً على طلب الرئيس.

-استلام وإرسال جميع مستندات المكتب الرئيسي وكذلك تصنيفها وفهرستها وفقًا لسياسات وإجراءات الأرشفة المعتمدة.

-استقبال وإجراء مكالمات هاتفية للمكتب الرئيسي وفهرسة أرقام الهواتف والعناوين لإعداد يوميات الرئيس وجدول المواعيد.

-المساعدة في تنظيم الاجتماعات وفقًا للبرامج والمواعيد والتزامات الرئيس لضمان حضور جميع أصحاب المصلحة المطلوبين.

-الترحيب بالضيوف والزوار وفقًا للبروتوكولات المعمول بها وضمان رضا الزوار وحضور أي طلبات لاحقة.

-توفير الخدمات بما في ذلك توافر الغرف، وإعداد الغرف، والمستلزمات المكتبية اللازمة ووسائل الراحة الخاصة بالاجتماعات.

-حضور الاجتماعات للمساعدة في توثيق محاضر الاجتماعات والخطوات التالية وتوصيل القرار التنفيذي إلى أصحاب المصلحة المعنيين.

-إعداد الترتيبات اللوجستية قبل وأثناء الحدث للرئيس بما في ذلك السفر والإقامة في الفندق والنقل وما إلى ذلك.

الأنشطة العامة:

-تنفيذ العمليات اليومية لضمان استمرارية العمل وتلبية متطلبات العملاء الداخليين.

-القيام بأنشطة معقدة إلى حد ما وتجميع المعلومات اللازمة لتسهيل اتخاذ القرارات الإدارية.

-الامتثال للسياسات والإجراءات المعمول بها لضمان تنفيذ المهام المعينة بشكل متسق ووفقًا للأطر الإجرائية المحددة مسبقًا.

-تنفيذ المسؤوليات في أي مشاريع خاصة أو مبادرات تحسين الجودة التي يعينها كبير المسؤولين.

-التنسيق داخليًا عبر أصحاب المصلحة في DGDA وخارجيًا مع البائعين والعملاء لفهم متطلباتهم.

-التنسيق مع الوكالات ذات الصلة وتحليل دراسات السوق المقدمة من أطراف ثالثة وتفسير البيانات للمشاركة في تحسين أداء أعمال DGDA.

-تطوير وتحديث أدوات وقوالب إعداد التقارير لتحسين جودة التقارير القياسية.
-تنفيذ المهام الإدارية مثل إعداد التقارير والتوثيق والمراقبة وأنشطة الامتثال بطريقة دقيقة وفي الوقت المناسب

تحليل التقارير القياسية لتحديد التباينات وتصعيد المشكلات إن وجدت.

وظيفة إدارية بمسمى مُساعد إداري للعمل في هيئة تطوير بوابة الدرعية بمدينة الرياض.

التفاصيل وطريقة التقديم: 
تعرف على تفاصيل الوظائف وعلى طريقة التقديم عليها من خلال الرابط التالي:

اضغط هنا